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房地产租赁管理不善会使您的企业面临一系列风险，包括意外终止、违约和出租人的超额收费。随着新的租赁会计规则要求租赁在资产负债表上报告为资产和负债，租赁管理不善也可能导致财务报告不准确。随着公司预计审计费用增加62%，今年，不守严格控制可能会导致显著的额外成本的租赁。
为了保护您的信誉并避免不必要的费用，您必须跟踪您的租约的主要条款和风险项目。这并不容易，而且您拥有的租约越多，就越困难。利用租赁管理系统可以简化流程并降低人为错误的风险，从而降低审计费用。以下是我在商业房地产租赁中看到的前八项风险项目：
1. 付款条款(租金和附加租金)
了解租约的付款条款，避免失去租约或多付租金的风险。如果您拖欠租金，您的房东可以终止租约并驱逐您。请注意您的租金和额外租金义务的详细信息，因为它们可能出现在租约中的多个位置。
此外，大多数租约要求租户保持物业处于良好状态并进行维修，并处理可能出现的非结构性问题。租赁还可能要求您为公共区域支付一部分运营费用、税费和其他费用(通常称为公共区域维护或 CAM 费用)。这些条款可能非常复杂和微妙。我们曾与许多误解其租约的公司合作——一个很好的例子是一家大型保险公司，因为它没有意识到其租约需要增加运营费用才能抵消税收的减少，因此被多收了 185,000 美元。
2. 期权/续期条款、通知截止日期和要求
如果您能够通过确保提前延长、续订或终止租约，或者扩大或收缩您的空间的选择，为您的租约增加灵活性，请保持警惕。这些选项是时间敏感的。了解并仔细管理您必须通知房东的日期以及选项的具体条款。如果您错过了日期或将通知发送到错误的地方，您的房东将没有义务履行您的选择，并可能迫使您面临业务中断或不得不支付高得多的租金的风险。
3. 提前终止处罚
如前所述，您可能拥有的选择之一是有权提前终止。商业租赁可以允许提前终止而无需支付罚款或支付预先协商的金额。即使您没有这样的选择，随着 2020 年援助、救济和经济安全 (CARES) 法案的出台，您的房东可能已经获得经济救济，并且如果您愿意/能够与您合作需要在协议到期之前退出。
4. 转让/转租限制
一些租约允许租户将其租约转让或转租给第三方。两者有很大的不同。如果您分配租约，新租户就会介入。你不在画面中，新租户与你的房东有直接关系。相反，如果您转租该空间，您仍然需要遵守租约中的所有内容，包括支付租金和费用。转租人与您有关系，而不是与您的房东有关系。您有责任确保您的转租人遵守与您的转租以及与房东的租约。
五、保养维修责任
您的租约还可能包括您在维护和维修方面不能做的事情，例如拆除墙壁或重组布局。它可能包含有关租户改进的条款，这些条款是商定的空间更改以满足您的需求。无论如何，请确保您只为自己负责的部分付费，其余的都与您的房东协商。
6. 不可抗力
不可抗力条款可以免除由于不可预见的情况(例如政府规定或“不可抗力”)而导致的合同履行。但是请注意，不可抗力条款仅在这些情况阻止您履行租约下的义务时才会生效。例如，如果政府实施的禁令或限制影响您满足条款的能力，则 Covid-19 大流行可能符合不可抗力条款。
7. 责任限制
责任限制条款概述了一方可能对损失或损害承担责任的具体条件。通常，在商业租赁中，租户会找到几个限制房东责任的部分，例如有关租户变更和扩建、经纪费和赔偿义务的条款。租户将希望跟踪这些将风险转移回租户的限制，以及租户能够在租约中协商的任何有益限制。但是，与提前终止处罚类似，一方是否可以执行这些特定条款可能取决于地点。
8. 行为相关条款/限制
您的租约是否限制您的特定营业时间?您是否与其他租户共享公共区域?了解对您的期望 - 此外，了解其他租户的业务和行为可能如何影响您的日常以及您可能分担的任何 CAM 费用。
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